Teori Manajemen by Objektif

Pengertian MBO (Management By Objectives) dan Penerapannya dalam Organisasi

Pengertian MBO (Management By Objectives) dan Penerapannya dalam Organisasi – Management By Objectives atau sering disingkat dengan MBO adalah pendekatan sistematis dan terorganisir yang menekankan pada pencapaian sasaran organisasi. Dalam jangka panjang, penerapan MBO ini memungkinkan manajemen untuk mengubah pola pikir organisasi menjadi lebih berorientasi pada hasil.

Konsep Manajemen by Objective (MBO) atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan “Manajemen berdasarkan Objektif” ini pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker dalam bukunya yang berjudul “The Practice of Management” pada tahun 1954. Menurut Peter Drucker, Tujuan Organisasi yang ditetapkan harus melalui proses persetujuan antara Manajemen dan Karyawannya, bukan dipaksakan dari atas. Cara demikian akan lebih efektif dalam mendelegasikan otoritas pada sebuah organisasi besar sehingga semua karyawan memahami dan turut berkomitmen untuk pencapaian sasaran Organisasi tersebut. Sasaran-sasaran dalam organisasi dibuat secara bertingkat mulai dari Sasaran Organisasi keseluruhan, sasaran divisi, sasaran departemental hingga sasara individu karyawan itu sendiri.

Perlu diketahui bahwa MBO merupakan pendekatan Manajemen yang berfokus pada hasil, bukan pada kegiatan atau proses pelaksanaannya.  Tugas-tugas yang telah didelegasikan tidak memiliki Roadmap (Peta Jalan) atau “cara” yang tetap dalam pelaksanaanya. Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan perkembangan situasi dan bersifat dinamis.

Untuk mengidentikasikan dan menetapkan Tujuan organisasinya, Top Manajemen organisasi biasanya menggunakan Teknik penetapan Tujuan/Sasaran seperti Metode SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Time-Specific) ataupun GQM (Goal, Question dan Metrics).

MBO dapat diterapkan pada berbagai bidang usaha, diantaranya seperti Produksi, Pelayanan, Pemasaran, Penelitian dan Pengembangan, Kesehatan, Sistem Informasi serta bidang-bidang usaha Finansial.

Keuntungan Penerapan MBO

Prinsip utama MBO adalah kejelasan tanggung jawab dan peran karyawan-karyawan dalam organisasi sehingga mereka mengerti dengan jelas aktifitas-aktifitas yang harus dilakukannya untuk mencapai tujuan organisasi. Beberapa keuntungan yang didapat dari penerapan MBO ini adalah sebagai berikut :

1. Meningkatnya Motivasi Kerja, melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan tentang tujuan organisasi akan meningkatkan komitmen dan kepuasan kerja bagi karyawan yang bersangkutan.
2. Adanya Koordinasi dan Komunikasi yang lebih baik, Interaksi dalam menetapkan Tujuan Organisasi dapat menjaga hubungan baik dan keharmonisan antara Manajemen dan Karyawannya.
3. Kejelasan Tujuan Organisasi
4. Karyawan atau bawahan memiliki komitmen tinggi terhadap sasaran yang mereka tetapkan sendiri daripada sasaran/tujuan yang dipaksakan dari orang lain.

Berikut ini adalah beberapa langkah penting yang harus dilakukan dalam menerapkan MBO :

1. Menentukan Sasaran dan Tujuan Utama Organisasi
2. Menentukan Sasaran dan Tujuan untuk masing-masing karyawan atau departemen
3. Memantau perkembangan pelaksanaan dan kinerja kerja karyawan
4. Mengevaluasi Kinerja
5. Memberikan umpan balik (Feedback)
6. Memberikan Penghargaan kepada karyawan atau departemen yang mencapai Sasaran yang ditetapkan tersebut.

Ini 4 Fungsi Manajemen dan Pembahasannya

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi yang utama, yaitu :

1. Planning ( fungsi perencanaan )
2. Organizing ( fungsi pengorganisasian )
3. Directing ( pengarahan )
4. Controlling ( pengendalian )

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus mampu menguasai seluruh fungsi manajemen yang ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi yang utama dari sebuah manajemen, Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa aktivitas dalam fungsi perencanaan

• Menetapkan arah tujuan dan target bisnis

• Menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut

• Menentukan sumber daya yang dibutuhkan

• Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang manajemen bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

• Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab manajemen puncak.

• Middle Level Planning (Perencanaan Jenjang Menengah)

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada manajemen menengah.

• Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah) 

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan

Manajemen pelaksana adalah pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawa ini 

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

• Mempunyai tujuan yang jelas

• Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya

• Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan

• Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi

• Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada tiap-tiap bagian

• Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

 # Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

• Bisa membuat pelaksanaan tugas jadi tepat dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama

• Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi

• Memudahkan pengawasan

• Menjadi pedoman dasar di dalam menjalankan kegiatan

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

Tugas apa yang harus dikerjakan ?

Siapa personil yang akan melakukannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut ?

Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

• Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan menetapkan tugas-tugas serta menetapkan prosedur yang diperlukan

• Menetapkan struktur perusahaan yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab

• Merekrut, menyeleksi, dan melakukan pelatihan serta pengembangan tenaga kerja

• Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur-unsur Organizing

• Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama

• Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan

• Kegiatan  yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan

• Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas

• Personil dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

• Pendelegasian wewenang dari manajemen puncak kepada manajemen pelaksana

• Adanya pembagian tugas yang jelas

• Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

• Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien.

• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan

• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

• Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan

• Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan

• Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.

• Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. 

Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.

• Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. 

Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan

• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan.

Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik adalah pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau karakter dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata pola dan rencana perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.

Sumber:

- http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-mbo-management-by-objectives/
- http://nichonotes.blogspot.co.id/2015/02/fungsi-manajemen.html