Pendekatan Sistem dalam Memecahkan Masalah dan Membuat Keputusan

Contoh Kasus :

PT. Telkom adalah salah satu Perusahaan yang menggunakan Sistem DSS. Di dalam era persaingan yang ketat, rencana dalam jangka menengah dan panjang tidak lagi menarik karena tuntutan supply dan demand selalu bergeser dalam periode yang cepat. Decision Support System (DSS) sebagai metode pengambilan keputusan yang taktis untuk pengembangan fasilitas telekomunikasi diperlukan karena perubahan kriteria dan asumsi pendukung yang juga berubah dengan sangat cepat. Di dalam hal ini PT TELKOM membuat suatu aplikasi yang dapat dipergunakan untuk mempermudah PT.Telkom dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat yang diambil berdasarkan data dan fakta yang berada di lapangan.

Aplikasi yang menggunakan Telkom e-service akan membantu pengambilan keputusan karena hasilnya yang bersifat matematis. Sebagai kesimpulan, aplikasi ini akan dapat membantu evaluasi pemilihan pengembangan suatu jaringan akses yang tepat yang akan dikembangkan PT. Telkom, karena Telkom e-service berfungsi juga agar hubungan antara PT.Telkom dan customer terjalin. Dengan adanya Telkom e-service PT.Telkom dapat mengetahui saran-saran yang diberikan oleh customer untuk mengembangkan bisnisnya, apa saja yang harus dilakukan oleh system management PT.Telkom itu sendiri. Terutama saran tentang Telkom Speedy apakah itu melalui saluran wireless (Flexi) ataukah wireline (Direct Line Cable) .

Dengan adanya DSS akhirnya PT.Telkom dapat cepat menanggapi keluhan-keluhan pelanggan dan pengambilan perusahaan pun akan lebih efektif dan efisien. Sehingga dengan menggunakan DSS memberikan keuntungan bagi 2 pihak, baik dari segi PT.Telkom maupun dari segi customer. DSS memberikan keuntungan dari segi customer, karena dengan menggunakan DSS konsumen dapat menyampaikan keluhan-keluhan kepada PT.Telkom secara langsung.

Sedangkan dari segi PT. Telkom DSS memberikan keuntungan yaitu, membuat konsumen lebih dengan PT.Telkom (RCM). Dan saran-saran serta keluhan yang diberikan oleh konsumen dapat langsung ditanggapi secara tepat. Sehingga PT.Telkom dapat mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada pada PT.Telkom. Dengan adanya DSS (Decision Support System) maka manajemen PT. Telkom dapat dilakukan dengan lebih mudah terkontrol. Hal ini akan lebih baik jika Dengan adanya DSS dirancang sesuai dengan standar metode Analytic Hierarchy Process (AHP), Permasalahan pada AHP didekomposisikan ke dalam hirarki kriteria dan alternative.

Penggunanan DSS dalam dunia pengambilan keputusan sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi karena pesatnya pekembangan tekologi. E- Commerce, E-Government, E-Education, E-Library dll yang berbasis elektronika. Sehingga DSS menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi PT. Telkom dan kini telah menjadi salah satu standar mutu . Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan Decision Support System merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini.

Latar Belakang Suatu pendekatan sistematis untuk pecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :  

·      Persiapan

·      Definisi

·      Solusi

Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Tujuan

Makalah yang disusun bertujuan untuk memenuhi tugas kelompok mata pelajaran Sistem Infromasi Manajemen 1. Selain itu, makalah ini juga disusun untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pemahaman Mahasiswa memahami konsep pendekatan system dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

Rumusan Masalah

1. Apa saja dasar pemecahan masalah dan pembuatan keputusan?

2. Apa saja tahapan pemecah masalah dengan menggunakan pendekatan system?

3. Bagaimana Faktor manusia yang mempengaruhi pemecah masalah?

A. Pemahaman Dasar dalam Pemecahan Masalah Dan Pembuatan Keputusan Masalah

masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut sebagai pembuat keputusan. Dalam memecahkan suatu masalah manajer mengidentifikasi, mengembangkan, menyeleksi,menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya. Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang tidak merugikan perusahaan. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

·         Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.  

·         Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh sistem.

Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan. Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untu mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk mengevaluasi tiap alternatif.

Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang mungkin, baik intern maupun extern / lingkungan.

1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain lain.

2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut cara tertentu.

B. Struktur Masalah

Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semiterstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah

C. Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1. Mengenali kontroversi

2. Menimbang klaim alternative

3. Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem . Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

D. Tahap Pemecah Masalah

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.  

Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.  

Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.  Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi  alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1.    Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

b. Mengenal sistem lingkungan

c. Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.    Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

a. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

3.    Usaha pemecahan

 Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.

E. Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

♦ Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

� Penghindar masalah (problem avoider), manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

� Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

� Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

♦ Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles) atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

� Gaya teratur (preceptive style), manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

� Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

♦ Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information-using styles), yaitu cara-cara menggunakan informasi untuk memecahkan suatu masalah.

� Gaya sistematik (systematic style), manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

� Gaya intuitif (intuitive style), manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Penyelesaian_masalah

https://safrilblog.wordpress.com/2011/10/23/bab-4-pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/

https://yunizainisyah.wordpress.com/tugas/sistem-informasi-manajemen-1/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/