Pembahasan tentang koordinasi dan cara koordinasi yang baik

Pengertian Koordinasi, Macam-macam Koordinasi, Prinsip Koordinasi, Jenis Koordinasi dan Tujuan Koordinasi Serta Cara Koordinasi Yang Baik

Koordinasi berasal dari kata coordination, co dan ordinareyang berarti to regulate. Dari pendekatan empirik yang dikaitkan dengan etimologi, koordinasi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh berbagai pihak yang sederajat (equal in rank or order, of the same rank or order, not subordinate) untuk saling memberi informasi dan mengatur (menyepakati) hal tertentu[5].

Secara normatif, koordinasi diartikan sebagai kewenangan untuk menggerakkan, menyerasikan, menyelaraskan, dan menyeimbangkan kegiatan-kegiatan yang spesifik atau berbeda-beda agar semuanya terarah pada tujuan tertentu. Sedangkan secara fungsional, koordinasi dilakukan guna untuk mengurangi dampak negatif spesialisasi dan mengefektifkan pembagian kerja⁵.

Koordinasi dapat didefinisikan sebagai proses penyepakatan bersama secara mengikat berbagai kegiatan atau unsur yang berbeda-beda sedemikian rupa sehingga di sisi yang satu semua kegiatan atau unsur itu terarah pada pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan dan di sisi lain keberhasilan yang satu tidak merusak keberhasilan yang lain[6].

Koordinasi dan hubungan kerja adalah dua pengertian yang saling berhubungan karena koordinasi hanya dapat tercapai sebaik-baiknya dengan melakukan hubungan kerja yang efektif. Hubungan kerja adalah bentuk administrasi yang membantu tercapainya koordinasi. Oleh karena itu dikatakan bahwa hasil akhir daripada komunikasi (hubungan kerja) adalah tercapainya koordinasi dengan cara yang berhasil guna dan berdaya guna (efektif dan efisien). Koordinasi dimaksudkan sebagai usaha menyatukan kegiatan-kegiatan dari satuan-satuan kerja (unit-unit) organisasi, sehingga organisasi bergerak sebagai kesatuan yang bulat guna melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuannya.

Berdasarkan pendapat ahli di atas dapat disimpulkan bahwa kordinasi adalah proses kesepakatan bersama secara mengikat berbagai kegiatan atau unsur (yang terlihat dalam proses) pemerintahan yang berbeda-beda pada dimensi waktu, tempat, komponen, fungsi dan kepentingan antar pemerintah yang diperintah, sehingga disatu sisi semua kegiatan dikedua belah pihak terarah pada tujuan pemerintahan yang ditetapkan bersama dan disisi lain keberhasilan pihak yang satu tidak dirusak keberhasilan pihak yang lain.

 Macam-Macam Koordinasi

Koordinasi dapat dibedakan menjadi :

1.    Koordinasi hierarkis (vertikal), yang dilakukan oleh pejabat pimpinan dalam suatu instasi terhadap pejabat atau instansi dibawahnya.

2.    Koordinasi fungsional, yang dilakukan oleh pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas-asas fungsional. Koordinasi ini dapat dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal, diagonal, dan teritorial.

a.    Koordinasi fungsional horizontal dilakukan oleh seorang atau suatu instansi lain yang setingkat. Koordinasi fungsional horizontal dilakukan oleh pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya.

b.    Koordinasi fungsional teritorial dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang berada didalam suatu wilayah tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi tanggung jawabnya.

 Prinsip-Prinsip Koordinasi

Prinsip koordinasi disingkat menjadi KOORDINASI.

1.    Kesamaan

Sama dalam visi, misi, dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan bersama (sense of purpose).

2.    Orientasikan

Titik pusatnya pada sekolah (sebagai kordinator) yang simpul-simpulnya stakeholder sekolah.

3.    Organisasikan

Atur orang-orang yang berkoordinasi untuk membina sekolah, yaitu harus berada dalam satu payung (terorganisasi) sehingga sikap egosektoral dapat dihindari.

4.    Rumuskan

Menyatakan secara jelas wewenang, tanggung jawab, dan tugas masing-masing agar tidak tumpang-tindih.

5.    Diskusikan

Mencari cara yang efektif, efesien, dan komunikatif dalam berkoordinasi.

6.    Informasikan

Semua hasil diskusi dan keputusan mengalir cepat kesemua pihak yang ada dalam sistem jaringan koordinasi (coordination network system).

 7.    Negosiasikan

Dalam perundingan mencari kesepakatan harus saling menghormati (team spirit) dan usahakan menang-menang, jangan sampai pihak sekolah sebagai koordinator justru dirugikan.

8.    Atur jadwal

Rencana koordinasi harus dipatuhi dengan sebaik-baiknya oleh semua pihak.

9.    Solusikan

Satu masalah dalam simpul jaringan harus dirasakan dan dipecahkan semua stakeholders dengan sebaik-baiknya.

10.  Insafkan

Setiap stakeholders harus memiliki laporan tertulis yang lengkap dan siap menginformasikannya sesuai kebutuhan koordinasi

 Jenis-Jenis Koordinasi

1.    Koordinasi Vertikal

Koordinasi vertikal ialah koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Sekolah kepada atasannya dan kepada bawahannya. Misalnya, koordinasi Kepala Sekolah dengan Kepala Dinas Pendidikan dan atau bawahannya.

2.    Koordinasi Fungsional

Koordinasi Fungsional ialah koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan Kepala Sekolah lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasarkan asas fungsionalisasi.

Koordinasi Fungsional dibedakan atas :

a.  Koordinasi fungsional horizontal, koordinasi ini dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan Kepala Sekolah lainnya yang setingkat. Misalnya, Kepala SMPN1 dengan Kepala SMPN2.

b.  Koordinasi fungsional diagonal, koordinasi ini dilakukan oleh Kepala Sekolah dengan Kepala Sekolah lain yang lebih rendah atau lebih tinggi tingkatannya. Misalnya, Kepala SMPN1 dengan Kepala SDN57 atau dengan staffnya.

c.  Koordinasi fungsional teritorial, koordinasi ini dilakukan Kepala Sekolah dengan pejabat atau Kepala Sekolah lain yang berada dalam wilayah tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah tersebut menjadi kewenangan dan tanggung jawab Kepala Sekolah bersangkutan selaku penguasa atau penanggung jawab tunggal. Misalnya, Kepala SMP  Percobaa dengan Kepaa-Kepala SMP Target di Kabupaten X.

3.    Koordinasi Institusional

Koordinasi ini dilakukan Kepala Sekolah dengan beberapa instansi yang menangani sat urusan tertentu yang bersangkutan. Misalnya, untuk urusan kepegawaian, Kepala Sekolah melakukan koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Daerah dan Kepala Badan Diklat Daerah.

 Tujuan koordinasi sebagai berikut :

1. Tujuan koordinasi untuk menciptakan dan memelihara efektivitas organisasi setinggi mungkin melalui sinkronisasi, penyerasian, kebersamaan dan keseimbangan antara berbagai kegiatan dependen suatu organisasi.

2. Tujuan koordinasi untuk mencegah konflik dan menciptakan efisiensi setinggi-tingginya di setiap kegiatan interdependen yang berbeda-beda melalui kesepakatan yang mengikat semua pihak yang bersangkutan.

3. Tujuan koordinasi untuk menciptakan dan memelihara iklim dan sikap saling responsif-antisipatif di kalangan unit kerja interdependen dan independen yang berbeda-beda, agar keberhasilan unit kerja yang satu tidak dirusak oleh keberhasilan unit kerja yang lainnya, melalui jaringan informasi dan komunikasi efektif.

Sekian mengenai pengertian koordinasi dan tujuan koordinasi, semoga tulisan saya mengenai pengertian koordinasi dan tujuan koordinasi dapat bermanfaat.

Gambar Pengertian Koordinasi dan Tujuan Koordinasi

7 Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Membangun Koordinasi yang Baik Dalam Pengembangan Organisasi

1. Perencanaan yang matang

Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencaan atas pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi waktu, agenda, dan siapa saja yang akan telribat. Hal ini penting agar koordinasi berjalan dengan efektif dan efisien, dengan mengetahui agenda sebelumnya, maka setiap pihak akan mampu untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Penetapan waktu juga hal penting agar kegiatan dapat diarahkan sesuai waktu yang ada.

2. Pentingnya menyamakan persepsi

Setiap pihak yang terlibat dalam koordinasi haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua itu adalah dalam rangka saling melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama. Misalnya kamu yang terlibat dalam suatu social project atau komunitas sosial pasti sering menemukan volunteer yang tujuannya berbeda-beda ketika bergabung.

Ada yang benar-benar ingin belajar dan berkomitmen, ada yang muncul sesekali hanya untuk mendapatkan sertifikat, bahkan ada yang hanya muncul sekali dan setelah itu hilang bagai ditelan bumi. Hal ini bisa disebabkan persepsi kamu tidak sampai secara utuh kepada mereka, sehingga motivasi kuat kamu tidak menyentuh mereka dalam mencapai tujuan organisasi ataupun kegiatan.

3. Pemahaman materi pembicaraan

Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak lain. Dengan demikian, ketika berbicara sudah memahami konteksnya. Terlebih lagi bagi para pemimpin, harus memahami hal yang akan disampaikan dan situasi yang terjadi. Sebagai contoh, dalam presentasi misalnya, gak ada gunanya kalau kamu menjelaskan berpuluh-puluh slide yang bikin ngantuk dan hal yang disampaikan berbelit-belit. Cukup sampaikan hal-hal yang dirasa perlu, simple dan jelas. Sehingga anggota tim pun paham apa yang harus mereka lakukan kedepannya.

4. Sikap terbuka dan saling menghargai

Jangan pernah berpikir karena kamu itu pemimpin, maka kamu bisa memperlakukan semua anggota tim seenaknya. Dalam suatu koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pegaturan dari pihak lain, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Gak sedikit orang-orang yang keluar dari organisasi dikarenakan para pemimpin yang gak bisa menghargai anggotanya dengan baik. Nah, di samping itu, ada kala ketika pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan anggotanya. Di situlah diperlukan sikap saling terbuka. Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin nantinya akan terjadi.

5. Minta feedback

Feedback diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang terlibat. Umpan balik juga untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu lakukan dapat dipahami dengan benar dan diterima. Hal ini untuk menjamin pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada, sehingga kamu masih bisa melakukan persiapan yang lebih matang.

6. Penegasan dan motivasi

Sangat penting sekali bagi kamu untuk mempertegas kembali segala yang telah disepakati ketika dilakukan koordinasi (rapat). Sehingga semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring  dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah para pencapaian tujuan yang diharapkan. Selain itu, hal yang juga tidak kalah pentingnya adalah pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Hal ini juga meningkatkan rasa memiliki oleh setiap anggota, yang nantinya sangat berpengaruh terhadap kinerja setiap anggota tim dalam mencapai hasil yang maksimal.

7. Komunikasi informal juga perlu dibangun

Untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain dilakukan monitoring, kamu sebagai pemimpin juga perluu melakukan komunikasi atau pendekatan yang bersifat informal (tidak dalam konteks rapat). Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan bonding kamu dengan tim. Membangun komunikasi informal akan membuat kamu dapat meningkatkan kepercayaan dan respect dari anggota tim sehingga mereka nyaman untuk bekerja sebagai tim dengan kamu. Komunikasi informal ini mungkin bisa kamu bangun dengan melakukan hangout bareng atau melakukan aktifitas have fun bareng.

  Kesimpulan

Pengertian Koordinasi, bahwa koordinasi merupakan keselarasan antara kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan didalam sebuah organisasi sehingga menciptakan kegiatan yang efiesien, bersinergi, dan memiliki peluang untuk berhasil.

Menurut penjelasan diatas dapat kami simpulkan bahwa, koordinasi mempunyai peran penting dalam mencapai tujuan suatu organisasi dan didalamnya terdapat prinsip-prinsip dalam melakukan koordinasi. Jika koordinasi antar kelompok atau individu baik maka yang akan didapat akan baik pula. Jika kurang koordinasinya maka hasilnya kurang memuaskan.

      

 Saran

Koordinasi merupakan sebuah aspek penting karena didalamnya terdapat sebuah komunikasi untuk memberikan wewenang dari atasan kepada bawahan agar kegiatan-kegiatan didalam organisasi tersebut berjalan dengan baik. Maka dari itu, diharapkan bagi semua lini, baik lini atas maupun bawah. Lakukanlah koordinasi atau pemberian wewenang terhadap masing-masing lini dengan baik. Bagi siapapun yang memiliki jabatan yang strategis diharapkan dapat hadir diberbagai kegiatan yang penting didalam sebuah organisasi. Karena, rapat merupakan sebuah kegiatan untuk mendukung keberlangsungan kegiatan-kegiatan, agar terstruktur guna mencapai hasil yang baik untuk merealisasikan tujuan dari organisasi tersebut.





Sumber : 
- http://www.pengertianpakar.com/2015/07/pengertian-koordinasi-dan-tujuan-koordinasi.html
-http://manajemenpendidikanunj.blogspot.co.id/2014/10/makalah-koordinasi.html
-http://www.hipwee.com/list/7-hal-yang-harus-diperhatikan-dalam-membangun-koordinasi-yang-baik-dalam-pengembangan-organisasi/