Management Information System
Apa itu Informasi ?
Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan
berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat
dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu,
pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan
untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya
muncul apa yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen.
Apa itu Management Information
System
Management Information System atau Sistem Informasi Manajemen
adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang
meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi
manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau
suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem
informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain
yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah
ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi
yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan
manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem
informasi eksekutif.
Management Information System atau Sistem Informasi Manajemen
merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak
terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang
menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta
pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya
seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi
dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus
bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk
keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan
memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuknya
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian
dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah
saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan
konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan
sebagai ciri khusus bidang SIM :
- Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
- Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
- Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
- Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
- Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan
dari data-data yang diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan
bermanfaat. Sedang data adalah fakta-fakta, angka-angka atau
statistik-statistik yang dari padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya
informasi -informasi yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan
baru.
Data - Informasi - Pengetahuan
Sistem Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang
dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai
pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa
Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara
online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem
Informasi Manajemen adalah aplikasi database. sistem ini harus mampu mengolah
data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang
dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi yang
diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya
mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam
serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan:
tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja,
pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan
operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem
umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan
berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu
organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut
maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau
global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara
internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi
bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat
mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang
diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan
kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana,
prasarana, dana dan sumber daya manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai
sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah satu
instrumen ilmiah yang umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah
analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities
(Peluang), dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai
instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang
mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan
memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena
perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu
diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi
penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi.
Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H,
yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis
dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus
terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif,
menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja
jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun
sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan
kegiatan operasional.
Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok
orang yang terikat secara formal dan hirarkis serta bekerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi
wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu
untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi
dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun
dengan anggota organisasi lainnya.
Tolak ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat
secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja
melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan
organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab
fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan
interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini
memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi
yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM
yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang
klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi
tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi
lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi
menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian
yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes
apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini
dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip
manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor
situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal
dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan
kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung
dengan berbagai informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan
seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat
berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan
produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas
memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai
kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam
proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau
berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap
mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan
teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil
penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan
manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen
puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan
supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat
terwujud secara maksimal.
Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat
dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang
handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan
mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat.
Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan
terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam
mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data,
meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru,
meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin,
menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.
Tujuan Umum
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam
perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.Menyediakan
informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian,
dan perbaikan berkelanjutan.Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan
pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan
mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat
membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam
semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai
aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses
Penukaran terhadap nilai dan jasa
Sumber :
https://widuri.raharja.info/index.php/Management_Information_System
Komentar
Posting Komentar